05. Mai 2020

Lockdown-Lockerung – Exit aus dem Homeoffice, zurück ins Büro?

Lesezeit: 11 Min. Employer BrandingHR

Es gibt nicht wenige, die wünschen sich den Alltag zurück. Die wollen raus aus der Homeoffice-Quarantäne, nörgelnden Ehepartnern und während der virtuellen Konferenz rumwuselnden Kindern entfliehen und zurück ins Büro. Von der Normalität oder einem Alltag, so, wie wir ihn bisher kannten, sind wir aber meilenweit entfernt. Nichtsdestotrotz pochen viele Unternehmenschefs darauf und wünschen sich viele der Heimarbeiter das Büro sehnlich zurück. Nur: wie geht man damit in Zeiten des allgegenwärtigen und überall lauernden Coronavirus um? Darüber haben wir im Rahmen unserer fünften Session von #KeineHRAlleinZuhaus, der virtuellen HR- und Recruiting-Community, gesprochen und hilfreiche Inhalte für eine “Lockdown-Lockerung” erarbeitet, die eine wertvolle Ergänzung zu den Covid-19-Arbeitsschutzstandard-Empfehlungen des BMAS darstellen.

Den Exit vom Exit, die Lockerung des Lockdowns, das wünschen sich viele Menschen herbei. So gibt es also seit einigen Tagen endlich (?) wieder die Möglichkeit zu shoppen. Mit Abstand, Anstand und Maske natürlich. Und natürlich dürfen in Geschäften nur eine bestimmte Anzahl an Personen, abhängig von Quadratmeterzahl anwesend sein. Und nicht nur die Käufer müssen Maske tragen, auch das Personal. Und abgesehen davon müssen natürlich weitere Hygienevorschriften eingehalten werden.

Wie kann nach dem Lockdown die Rückkehr ins Büro erfolgen?

Wie aber sieht das im Büro, im Unternehmen aus, wenn die Aktivitäten langsam wieder “hochgefahren” werden? Müssen da jetzt alle Masken tragen? Oder überlasse ich die Entscheidung meinen Mitarbeitern? Und wer kümmert sich um die Masken? Werden die vom Arbeitgeber bereitgestellt oder muss sich jeder einzelne Mitarbeiter selbst darum kümmern und diese in Heimarbeit selbst erstellen? Wer stellt sicher, dass Sicherheitsabstände eingehalten werden, wer die Hygienevorschriften? Wer sorgt für einen desinfizierten Arbeitsplatz, für eine desinfizierte Computertastatur, Lichtschalter, Türklinken, Kaffeeküche?

Homeoffice als Corona-Killer?

Bei einigen Verlagshäusern, so kann man auf meedia lesen, kehren zunächst einmal 20 Prozent der Belegschaft aus dem Homeoffice in ihre Büros zurück. Stellt sich nicht ohnehin die Frage, ob eigentlich alle wieder zurück ins Büro müssen oder vielleicht nur die, die wollen? Schließlich haben ja selbst die größten Skeptiker festgestellt, dass sich eigentlich auch alles prima “remote” managen lässt. Darüber hinaus, so berichtet der Spiegel, haben die Mannheimer Ökonomen Harald Fadinger und Jan Schymik einige Zusammenhänge zwischen der Entwicklung der Pandemie und der Arbeitsorganisation in Unternehmen untersucht. Und hier ist ihnen u. a. aufgefallen, dass die Zahl der Covid-19-Infektionen in Regionen, in denen der Anteil Homeoffice-fähiger Jobs höher ist, strukturell niedriger ausfällt. Homeoffice als Corona-Killer gewissermaßen.

Homeoffice im Hotel?

Stellt sich ohnehin die Frage, ob und in welchem Maß wir fortan “das Büro” in der Form noch brauchen. So könnten wir die, die nicht von Zuhause arbeiten können/wollen, einfach im Hotel einchecken, die ja aufgrund fehlender touristischer Auslastung ihre Kontingente nun auch für aus dem Homeoffice flüchtende Menschen zur Verfügung stellen.

Fragen über Fragen, Themen über Themen, über die da zu den Punkten

• Wie funktioniert die Rückkehr vom Home-Office an den „regulären“ Arbeitsplatz?
• Wie wird der ggf. nötige „Exit vom Exit“ organisiert/vorbereitet?

in mehreren Kleingruppen unter leidenschaftlichen HR’lern diskutiert und Lösungen erarbeitet wurden.

Arbeitsschutz-Empfehlungen des BAMS

Einiges davon findet sich auch in den “SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard-Empfehlungen” des BMAS.

Wesentliche Punkte sind u. a.:

• Der Sicherheitsabstand: Klar, auch im Job gilt ein Sicherheitsabstand von mindestens 1,5 Metern
• Abläufe sollten so organisiert werden, dass die Mitarbeiter wenig direkten Kontakt zueinander haben. Das BMAS empfiehlt, dass Büroarbeiten nach Möglichkeit im Homeoffice stattfinden. Insbesondere, wenn Büroräume von mehreren Personen mit zu geringen Schutzabständen genutzt werden müssten. Ebenso empfiehlt der Leitfaden, von Dienstreisen und Präsenzveranstaltungen Abstand zu nehmen.
• Wer krank ist oder sich krank fühlt, sollte niemals zur Arbeit kommen (es soll ja Chefs geben, die das trotzdem verlangen).
• Zusätzlichen Schutz bei unvermeidlichem direkten Kontakt sicherstellen: Wo die Trennung durch Schutzscheiben od. Ä. nicht möglich ist, stellt der Arbeitgeber für Mitarbeiter und alle Personen mit Zugang zu den Räumlichkeiten (Kunden, Dienstleister…) einen Nase-Mund-Schutz zur Verfügung.
• Treffen von zusätzlichen Hygienemaßnahmen.
• Kommunikation der Maßnahmen

In diesem Video bringt Bundesgesundheitsminister Hubertus Heil noch mal wichtige Fragen und Antworten zum Thema Arbeitsschutz auf den Punkt:

Rückkehr ins Büro – ein Auszug aus den Ideen/Anregungen der #KeineHRAlleinZuhaus-Community

Wie aber lässt sich das in der Praxis umsetzen? Wie wird es möglicherweise bereits in den Unternehmen umgesetzt? Worauf ist zu achten? Dem haben wir uns in unserer letzten #KeineHRAlleinZuhaus-Session angenommen. Dabei wurde schnell klar, dass es eine Vielzahl an Punkten gibt, die zu berücksichtigen sind. Hier einige Ideen und Gedanken, die ich an dieser Stelle ausschnittweise und unsortiert präsentieren möchte. An dieser Stelle ein großes Dankeschön für eine unglaublich dynamische und ergebnisreiche Session und die engagierte #KeineHRAlleinZuhaus- Community! Merci, ihr seid großartig!

Vorlage für den 3D-Drucker

Spannend fand ich bspw. die Idee eines Türgriff-Aufsatzes, der es ermöglicht, Türen hygienisch und “virenfrei” per Ellenbogen zu öffnen. Für alle Bastel-Nerds gibt’s hier eine kostenlose Vorlage für den 3D-Drucker, alle anderen können so etwas bspw. hier unkompliziert online für einen schmalen Preis bestellen. Spart nicht nur Desinfektionsmittel, sondern auch die Überlegung, wer denn all die Türklinken desinfizieren soll.

Maßnahmen im Eingangsbereich

• Einwegmasken für Gäste, Besucher
• Desinfektionsmittel
• Türklinken & Handläufe regelmäßig desinfizieren (mit Hinweisschild, wie oft das passiert)
• Spuckschutz für Empfang
• Fahrstuhlnutzung limitieren, Desinfektionsmittel für Aufzug zur Verfügung stellen (Tücher+ Mülleimer)
• Kontaktlose Annahme von Lieferungen

Maßnahmen im Büro

• Tische auseinanderziehen, eventuell kurze Wände auf der Rückseite anbringen oder Tische gegen die Wand drehen
• Hygieneartikel auf jeden Tisch (Flächen- + Händedesinfektionsmittel)
• Arbeitsplätze einmal die Woche gesamt desinfizieren
• trotzdem weiterhin Online-Meetings auch im Büro, um nicht zu eng in Meetingräumen zu sitzen
• Arbeitsplatzzuweisung bei Desk-Sharing
• eigenen Arbeitsplatz desinfizieren
• “Quarantäne-Räume” für Besucherinnen und Besucher

Maßnahmen in der (Tee-)Küche

• Abstandshinweise an der Kaffeemaschine/Kühlschrank
• max. Personenzahl in der Küche
• kein Gegenübersitzen – Abstand beim Sitzen
• Obst, mit Schild selbst waschen – Obstsalat nur in fertigen Schälchen
• Desinfektionstücher –  um Griffe zu desinfizieren, eventuell direkt an Kühlschrank hängen
• Plexiglas abgehängt von der Decke, um Theke zu schützen
• Wenn eine Kantine vorhanden ist: Die Servicezeiten ausweiten, um damit “Rush Hours” zu verhindern
• Teeküchen vermeiden, besser kaltes Essen mitbringen und erst mal am Schreibtisch essen
• 1 Person für 1 Tag/1 Woche für Desinfektion verantwortlich
• insb. Desinfektion Wasserkocher, Kaffeemaschine
• Nur Essen anbieten, welches man vor Verzehr selbst waschen kann, keine offenen Gummibärchen, keine offenen Kekse.

Maßnahmen in Meeting-Räumen

• Personenzahl pro Raum begrenzen, auf Abstand achten
• Plexiglasscheibe als Schutz vor Corona auf dem Tisch in der Mitte
• eventuell doch noch Teilnahme per Video, damit nicht zu viele im Raum sind
  Ist das Meeting notwendig?
• Lässt sich das Meeting alternativ auch online via Zoom, Teams, Meet etc. durchführen?
• Ist eine persönliche Anwesenheit unbedingt notwendig?
• Bei Verlassen ein Stoppschild, mit der Frage, hast du gelüftet? Desinfiziert?
• 2-er Meetings eventuell als Spaziergang ermöglichen

Allgemeine Überlegungen zu Homeoffice/zurück ins Büro

• Homeoffice weiterhin ermöglichen, insb. Rücksicht auf Eltern, Anreisemittel
• Tragen von Masken (Pflicht oder Empfehlung?) – nur in gemeinsam genutzten Bereichen? Für Außendienstler gestellt. Nur beim Laufen durch allgemeine Bereiche? Am Arbeitsplatz nicht?
• Mitarbeiter rotieren, wer Homeoffice, wer Büro (Schichtsystem, tage- oder wochenweise). Plan von Mitarbeitern überprüfen lassen und ggf. ändern
• Lüften – wann, wer, etc. (z. B. Plan erstellen, Eieruhr für alle Räume, wann gelüftet werden soll, Erinnerung durch Slack-Reminder, Office Manager?)
• Umgang mit Risikogruppen (inkl. Schwangere, Angehörige) – Wünsche erfragen
• Abfrage, wann kann/soll wer zurückkommen
• Anwesenheitsliste einführen (zum vorab eintragen)
• Grunddesinfektion des gesamten Büros, vor Erstbetreten (vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt)
• Flussdiagramm als Tutorial “Wie verhalten wir uns in welchem Fall?”
• Laptop täglich mit nach Hause nehmen
• Lichtschalter mit Bewegungsmelder
• Mitarbeitende dürfen autark entscheiden, ob und wann sie wo “erscheinen”

Kommunikationsmaßnahmen

• Hinweise zum Händewaschen und Desinfizieren in den Eingangsbereich, im Toilettenbereich
• Sperrbildschirm mit Hygienehinweisen
• Umfrage, wer unter welchen Voraussetzungen wieder ins Büro möchte – Mehrwert für den Mitarbeiter abwägen
• Den “Vereinsamungstendenzen” einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegen wirken, ggf. vorher Erhebung “wie geht es euch?”
• Position der Geschäftsführung zu Maßnahmen: insb. zu Homeoffice und zu “bei dem kleinsten Husten” zu Hause bleiben, Kinderbetreuung
• neue Begrüßungsrituale schaffen 🙏🏼 (auch gut für Gemeinschaftsgefühl individuell für Unternehmen)
• Schulungsvideos (für Hygiene, für Verhalten, für remote weiterhin)

Und, ganz wichtig:

• Mitarbeiter nach Ideen & Anregungen fragen “Was habt ihr von anderen gehört, wie wird Hygiene bei anderen umgesetzt“. Für Beteiligung sorgen, um sich somit Interesse an den eigenen Maßnahmen zu erhalten

Zusammenfassendes Fazit der Session

Wo es möglich ist, wird weiterhin im Homeoffice gearbeitet. Wo das nicht möglich ist, wird mit dem nötigen Sicherheitsabstand, in Schichtsystemen (tage- oder wochenweise) und unter besonderen Hygienemaßnahmen gearbeitet. Die Hoffnung stirbt zuletzt, dass nachdem überall situationsbedingt flexibel der Wechsel in Richtung Homeoffice und Social Distancing erfolgte, nun auch die Schritte „zurück“ in den Job gut gelingen werden. Auch auf einen etwaigen „Exit vom Exit“ scheinen Arbeitgeber und Arbeitnehmer recht gut vorbereitet.

“Was mir an dem ganzen Thema am wichtigsten ist, ist keine strikten Vorgaben an die Mitarbeiter zu geben, wann und wie sie wieder ins Büro zurückkehren sollen. Jeder hat eine individuell unterschiedliche Situation zu Hause und geht auch mit Corona anders um. Und da sollte ein guter Arbeitgeber zuhören und flexibel reagieren.”

bringt es Sabine Thier, eine der Impulsgeberinnen der Session, auf den Punkt.

Ideen/Anregungen weiterhin erwünscht, Dokument für Interessenten offen

Das ganze Dokument ist “Work in Progress”, wie man so schön neudeutsch sagt. Wer also weitere Ideen/Anmerkungen einbringen und diese dokumentieren möchte, darf sich dazu gerne an Sonja Jacinto wenden, die ein entsprechendes Dokument für das Bearbeiten in unserer virtuellen Community angelegt hatte. Schicken Sie dazu einfach eine Mail an agilesun@gmx.de und Sonja meldet sich mit dem Link bei Ihnen.

Was die Lockdown-Lockerungen mit Employer Branding respektive Personalmarketing zu tun haben

Klar, dass alle Maßnahmen, die Sie als Arbeitgeber ergreifen, um Ihren Mitarbeitern Schutz vor dem bösen Coronavirus zu gewähren und eine sichere Rückkehr aus dem Homeoffice zu ermöglichen, auch massive Auswirkungen auf Ihre wie auch immer geartete “Employer Brand” und aufs Personalmarketing haben. Insbesondere dann, wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und auch Bewerber nicht berücksichtigen, wirkt sich das nachhaltig (negativ) auf Ihre Reputation als Arbeitgeber und die Wahrnehmung Ihrer Arbeitgebermarke aus. Wer den Schutz seiner Mitarbeiter und deren Bedürfnisse nach Sicherheit mit Füßen tritt (tatsächlich gibt es auch heute noch Arbeitgeber, für die sowohl Homeoffice als auch der Schutz vor Corona am Arbeitsplatz Fremdwörter sind), wird nach der Corona-Krise schnell merken, dass das keine gute Idee war. Nämlich dann, wenn die aktuellen Mitarbeiter mit offenen Ohren (und in der Folge mit dem Wechsel) auf interessante Job-Angebote des Wettbewerbs reagieren. Oder wenn sie ihre negativen (Corona-)Erfahrungen auf kununu teilen: Hier fühlen sich 73 Prozent der kununu-Nutzer in der aktuellen Situation von ihrem Arbeitgeber sehr gut (55 Prozent) oder gut (16 Prozent) informiert.

Klarheit für Bewerber schaffen

Auf der anderen Seite profitieren die Arbeitgeber, die durch entsprechende Maßnahmen und eine gelungene Kommunikation überzeugen, gleich zweifach: Von Mitarbeitern, die sich wertgeschätzt fühlen und auch darüber sprechen (Stichwort Mundpropaganda!) und sich zweimal überlegen, den Arbeitgeber zu wechseln. Und von Bewerbern, die etwa durch Mitarbeiterempfehlungen oder überzeugende Arbeitgeber-Bewertungen auf den neuen potenziellen Arbeitgeber aufmerksam wurden, der darüber hinaus natürlich auch in seinen Stellenanzeigen und auf seiner Karriere-Website bezüglich seiner Corona-Maßnahmen Klarheit für Bewerber schafft.

“Mitarbeiter, die von positiven Maßnahmen berichten, sind nach wie vor dankbar für professionelle Abwicklung in der Managementebene, geteilte Informationen, die sofortige Möglichkeit von zuhause zu arbeiten oder auch dafür, dass ein Gefühl von Sicherheit vermittelt wird. Sicherheit vor Ansteckung, aber auch Arbeitsplatzsicherheit werden weiterhin thematisiert.”, so fasst es der kununu in seiner Meldung zum “Corona Employer Transparency Ticker” zusammen.

Lockdown-Lockerungen langsam angehen

Grundsätzlich sollte eines nach wie klar sein: Eine allzu schnell herbei geführte Lockerung des Lockdowns ist zum Wohle jedes einzelnen Mitarbeiters, aber auch der gesamten Gesellschaft, unbedingt zu vermeiden. Wir sollten noch so lange durchhalten, bis die Gefahr eines radikalen Wiederanstiegs der Zahl an Infizierten und einer daraus folgenden möglichen Überlastung des Gesundheitswesens als kontrollierbar gelten kann. Flatten the Curve ist also beileibe keine Eintagsfliege, sondern sollte weiterhin unser Bemühen sein. Schritt für Schritt, langsam und behutsam vorgehen und Abwägen, was wirklich nötig ist, so sollten wir uns iterativ an die Rückkehr ins Büro herantasten.

Die aktuell in vielen Unternehmen eingeführten Maßnahmen, wie Homeoffice und “Remote Work” (ja, sogar “Remote Recruiting” und “Remote Onboarding” ist möglich!) zeigen, dass das, was bisher unmöglich erschien, durchaus möglich ist. Unser Ziel sollte es sein, die neu erlernten Methoden, Techniken und Kompetenzen sowie den Umgang miteinander beizubehalten, weiterzuentwickeln, in die Zeit nach Corona (wann auch immer das sein wird), hinüberzuretten und den Rückfall in alte Verhaltensmuster unbedingt zu vermeiden.