Remote Recruiting & Onboarding: Virtuell neue Mitarbeiter einstellen

Lesezeit: 7 Min. Employer BrandingRecruiting

Corona hält uns weiterhin im Griff. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sich auch im Homeoffice einiges erledigen lässt, wovon man immer dachte, das sei nur vor Ort im Unternehmen möglich und umsetzbar. Auch das Recruiting geht in vielen Unternehmen weiter und gehört trotz Coronakrise zu solchen Tätigkeiten. Sei es, weil Kandidaten sowieso schon im Rennen waren und man sie natürlich ungern verprellen möchte, sei es, weil es durchaus auch Profiteure der Krise gibt bzw. Unternehmen, die nicht oder nur wenig betroffen sind. Aber wie kann so ein “Remote Recruiting” aussehen? Was passiert mit einem möglicherweise (hoffentlich) durchgeführten Probetag? Und wie sieht es eigentlich mit dem Onboarding aus?

Das alles sind Fragen, die derzeit viele beschäftigen. Für viele ist dieses “Remote Recruiting”, also quasi die Personalbeschaffung aus dem Homeoffice bzw. die standortunabhängige Rekrutierung Neuland. Viele fragen sich, ob und wie es mit dem Recruiting in Zeiten des Coronavirus weitergeht. Andere wiederum haben mit ortsungebundenem Recruiting schon angefangen, als Corona maximal als süffiges Bier aus Mexiko bekannt war. Zu diesen Unternehmen gehören flashhub und brightsolutions. Tatsächlich ist dort sogar das Recruiting mit über den gesamten Globus verteilten Teams virtuell aufgehängt. Mit Nico Sonnenberg, der dort Head of Customer Success Management ist, habe ich darüber gesprochen, wie das “virtuelle Recruiting” dort funktioniert und wie sich welche Prozesse – Bewerbungsgespräche, Probetage und Onboarding – mit welchen Tools auch virtuell abbilden lassen.

Wie das virtuelle Recruiting funktioniert

personalmarketing2null: Nico, alle Welt – oder sagen wir zumindest ein großer Teil – sattelt jetzt um auf Remote Working bzw. Home Office. Bei euch läuft ja bereits seit Gründung alles remote. Selbst das HR bzw. das Recruiting ist bei euch virtuell aufgesetzt. Wie habe ich mir das denn vorzustellen, wie laufen die Prozesse ab? Wie führt ihr die Bewerbungsgespräche?

Nico SonnenbergNico: Bei uns sind Bewerbungsgespräche etwas aufgeteilt. Zunächst sprechen unsere Recruiter direkt mit den Kandidaten. Mit direkt ist hier natürlich ein Videocall-Tool gemeint. Dabei nutzen wir vor allem Zoom und Google Meet. Wir haben aber ebenfalls weitere Tools im Einsatz wie Skype, Microsoft Team oder Jitsi. Wichtig dabei ist, dass man immer ein bis zwei Tools zur Auswahl hat, sollte einmal eins nicht funktionieren. Wichtig ist auch, dass beide Parteien über stabiles Internet verfügen. 

Im Videointerview mit dem Recruiter werden dann erst einmal die Softskills des Kandidaten getestet. Hierbei geht es vor allem darum, das fließend Englisch gesprochen wird, dass die Kommunikation mit dem Kandidaten stimmig ist und wie der er auf Stresssituationen reagiert. Außerdem prüfen wir mit Tools wie DevSkiller und Testdome seine Hardskills und seine Lösungsorientierung.  Wenn er hier entsprechend gut abschneidet, folgt ein bis zwei Tage später noch ein Experteninterview.

Videointerviews als Standard im Remote Recruiting

Da wir in der Softwareentwicklung und im Onlinemarketing unterwegs sind, ist natürlich das technische Know-How entscheidend für den weiteren Einsatz in unseren Teams. Hierfür erfolgt dann im zweiten Schritt ein Videointerview mit einem technischen Leiter, in welchem dann das technologische Fachwissen abgefragt wird. Der Technische Leiter oder Tech Lead ist eine Rolle, welche wir in Projekten einsetzen. Dieser steuert die Gesamtarchitektur des Projektes, die Teammitglieder und reviewt den Code. Dieses Interview findet natürlich ebenfalls remote statt. Grundvoraussetzung wieder, dass die Webcam an ist und man entsprechend auch sieht, wie der Bewerber auf Fragen reagiert.

Führt ihr die (virtuellen) Gespräche one to one? Also Bewerber vs. Recruiter bzw. Teamleiter oder ist das komplette Team mit dabei?

In aller Regel one to one. Das gesamte Team sammelt sich erst bei einem Kick-off für die Projekte und anschließend dann im Rahmen der Scrum-Meetings.

Wie fällt ihr die Entscheidung? Wie ist der Abstimmungsprozess – im Team, mit dem Recruiter – virtuell?

Wir haben einen klaren Recruiting-Leitfaden für externe Experten, welche in unseren Talentpool aufgenommen werden sollen. An diesem orientieren wir uns und es ist klar dokumentiert, wer aufgenommen wird und wer nicht. Bei internen Mitarbeitern erfolgt die Entscheidung ebenfalls auf den Ergebnissen der kleineren Tests im Rahmen des Probetags sowie durch die Entscheidung des Experten, welcher den Probetag durchgeführt hat. Dieser ist in den meisten Fällen der Leiter dieser Abteilung im Unternehmen. Obwohl wir bei uns keine Abteilungen haben, sondern Rollen. In dem Fall also der Leiter der Rolle im Unternehmen.

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Auch ein virtueller Probetag ist möglich

Probetag ist ein schönes Stichwort. Ihr rekrutiert sowohl virtuell als auch für euren Standort in Darmstadt. Normalerweise ladet ihr Bewerber zum Probearbeitstag. Der fällt ja nun in Zeiten von Corona fürs erste weg. Wie handhabt ihr das? Wie sieht denn dieser virtuelle Probetag aus?

Grundsätzlich wird bei Festanstellungen das Experteninterview durch einen Probetag ersetzt. Aber auch der kann natürlich remote stattfinden. Ob man mit einer Person auf einer Wellenlänge ist, sie also sympathisch findet, kann man auch darüber herausfinden. Denn meist ist so ein Videointerview ja sogar privater als ein persönliches Treffen. Man sitzt ja sozusagen im Wohnzimmer bei der anderen Person. Zusätzlich ist das Auftreten und die Art und Weise wie Dinge gelöst werden, remote anders als persönlich. Dadurch bekommen wir recht schnell raus, wie gut eine Person kommuniziert und wie eigenständig Sie Aufgaben lösen kann. Also genau das, was wir für unser Unternehmen suchen.

Bei solch einem Probetag gehen wir mit den Kandidaten die Grundwerte des Unternehmens durch, um hier direkt ein gemeinsames Verständnis von den Erwartungen vom und an das Unternehmen zu definieren. Anschließend erfolgen kleinere Aufgaben, welche tagtäglich auf den neuen Mitarbeiter zukommen werden. Die Aufgaben teilen wir vorab einfach über Google Drive online, sodass über Screensharing gemeinsam daran gearbeitet werden kann.

Wie stellt ihr denn sicher, dass auch der Bewerber mit der bei euren Bewerbungsverfahren eingesetzten Technologie zurechtkommt? Gibt’s eine Art Einweisung oder setzt ihr voraus, dass sich die potenziellen Mitarbeiter mit der Technik auskennen?

Na ja, wir arbeiten ja im digitalen Sektor. Da setzen wir das grobe Verständnis für die Tools schon voraus ;-). Ansonsten haben wir wie erwähnt immer mindestens zwei Tools zur Auswahl.

Virtuelles Onboarding

Okay… So, erstes Gespräch lief gut, zweites auch. Das Team hat seinen Segen gegeben, die Würfel sind gefallen. Der Kandidat soll es sein. Wie begleitet ihr den Kandidaten nun bis zum ersten Arbeitstag? Gibt es eine Art „virtuelles Onboarding“ und wenn ja, wie läuft das ab?

Auch dazu haben wir Leitfäden :-). Dokumentationen sind beim virtuellen Arbeiten das A & O. In diesem Falle bedeutet das, dass unser Head of HR den Onboarding Prozess ca. einen Monat, bevor der neue Mitarbeiter startet, in Gang setzt. Hier beginnt es damit, dass der Rolleninhaber per Mail schon einmal einen Auszug aus unseren Dokumentationen für die Rolle erhält, in welcher er startet. So kann er sich mit wesentlichen Inhalten vorab vertraut machen. Anschließend – etwa zwei Wochen vor dem Start – werden alle benötigten Zugänge eingerichtet. Daran im Anschluss wird der Arbeitsplatz eingerichtet. Das erfolgt teilweise in doppelter Ausführung, damit sowohl remote als auch im Büro gearbeitet werden kann.

Viele Unternehmen versäumen es, ihren Mitarbeitern das richtige oder ausreichendes Equipment bereitzustellen. Wie stellt ihr sicher, dass die Infrastruktur des neuen Mitarbeiters euren Anforderungen entspricht?

Also da gibt’s definitiv  keine Probleme, denn die Infrastruktur stellen ja wir. Das bedeutet, alle Tools, welche wir im Einsatz haben, befinden sich bereits in der Cloud und sind entsprechend von überall auf der Welt erreichbar. Der Mitarbeiter braucht schnelles Internet, das war’s. Und das prüfen wir bereits bei dem ersten Gespräch zu den Soft-Skills. Übrigens hat hier Deutschland deutlich öfter Probleme als die Kollegen aus dem Ausland ;-)

Nico, ich danke dir sehr für die interessanten Einblicke!

Wer mehr zum Thema Remote Recruiting erfahren möchte: bei den Kollegen von karriere.at gibt’s einen Praxisbericht übers virtuelle Recruiting. Wie es die Telekom in Zeiten von Corona mit dem Recruiting hält, verrät Ute Neher in diesem Podcast mit Henrik Zaborowski. Und hier gibt’s mehr zum Thema Remote Onboarding. Auch StepStone gibt Einblicke in seinen Onboarding-Prozess und veröffentlicht sogar exemplarisch seinen Onboarding-Plan. Spannend!

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Kommt jetzt die digitale Recruiting Organisation? - Lebenswelt Recruiting

[…] digital Recruiting. Das ist gut und auch absolut notwendig. Das zeigen uns auf der einen Seite die Recruiting-Erfolge die sich dabei einstellen und auf der anderen Seite fordern es aber auch die Zielgruppen […]
Über den Autor
Hallo, ich bin Henner Knabenreich. Seit 2010 schreibe ich hier über Personalmarketing, Recruiting und Employer Branding. Stets mit einem Augenzwinkern oder den Finger in die Wunde legend. Auf die Recruiting- und Bewerberwelt nehme ich nicht nur als HR-Blogger maßgeblich Einfluss, auch als Autor, als Personalmarketing-Coach, als Initiator von Events wie der HR-NIGHT oder als Speaker hinterlasse ich meine Spuren in der HR-Welt. Sie wollen mich für einen erfrischenden Vortrag buchen, haben Interesse an einem Karriere-Website-Coaching, suchen einen Partner oder Berater für die Umsetzung Ihrer Karriere-Website oder wollen mit bewerberzentrierten Stellenanzeigen punkten? Ob per E-Mail, XING, LinkedIn oder Twitter - sprechen Sie mich an, ich freue mich auf Sie!
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