12. März 2019

E-Recruiting und Employer Branding: Lassen Sie uns über Bewerbungsformulare sprechen

Lesezeit: 12 Min. Employer BrandingKarriere-WebsitesStellenanzeigen

Es ist schon merkwürdig. Da investieren Unternehmen Unsummen ins Employer Branding und vergessen dabei komplett den Bewerbungsprozess. Möglicherweise ist er ihnen auch schnurzpiepegal, diesen Eindruck gewinnt man zumindest immer wieder, wenn man denn in die Schuhe des Bewerbers schlüpft und dessen Leidenswege nachzeichnet. Ein Leidensweg übrigens auch für die Unternehmen, denn dieses grob fahrlässige Verhalten führt dann dazu, dass Bewerber auf der letzten Meile verprellt und für immer vergrault werden – und Stellen unbesetzt bleiben. Grund genug, sich dieses Themas anzunehmen und Ihnen die Augen zu öffnen.

Leider ist es so, dass Unternehmen mittels der heute noch häufig verwendeten Bewerbermanagementsysteme (insbesondere denen mit den besonders umständlichen Formularen) eine Art von Festung aufbauen. Man zieht eine hohe, gewissermaßen mit Stacheldraht bewehrte Schutzmauer gegen die ohnehin in vielen Fällen nur noch spärlich hereintröpfelnden Bewerbungen auf. Möglicherweise wurde Donald Trump durch Online-Bewerbungsformulare inspiriert, als er seine Mauer an der US-amerikanisch/mexikanischen Grenze plante?

Unternehmen errichten Stacheldraht bewehrte Festungen gegen Bewerber

Nur ein ganz geringer Prozentsatz schafft es, nach einem komplizierten Ausfüllprozess ins Innere der gut gesicherten Unternehmensfestung zu schlüpfen und an der Bewerbungsparty teilzuhaben. Wenn er denn überhaupt die Muße dazu hat. Denn, ich kann es nicht oft genug betonen: Der nächste Arbeitgeber ist nur einen Mausklick entfernt. Jedes Formularfeld mehr, jeder Klick mehr, jede Anmeldung – also jeder Stein, den Sie Ihrem Bewerber in den Weg legen, führt spätestens bei der 12. Formularseite (wohl eher früher) dazu, dass er sich mehr und mehr von Ihnen entfernt und zu guter Letzt Reißaus nimmt. Oder hätten Sie Lust, bspw. 20 Pflichtfelder nur zum Thema Schulbildung zu bearbeiten, das Ganze in einem Formular, welches sich über zwei Bildschirmlängen erstreckt und bei der Betrachtung via Smartphone einer Lupe bedarf?

Anders gesagt: Jedes Formularfeld zu viel bedeutet einen Bewerber weniger!

Bewerbermanagementsoftware wirkt wie aus den Anfängen des Internetzeitalters

Während die Formulare so mancher Bewerbermanagement-Software wirken wie aus den Anfängen des Internetzeitalters, verfügt zeitgemäße Bewerbungssoftware über die Möglichkeit, die Daten aus dem XING- bzw. LinkedIn-Profil oder aber aus dem hochgeladenen Lebenslauf auszulesen. Bei diesem so genannten CV-Parsing erkennt die verwendete Bewerbermanagement-Software automatisch und mit hoher Sicherheit die in einem Lebenslauf oder Social-Media-Profil hinterlegten Daten (z. B. Vorname, Nachname, Geschlecht, Anrede, Geburtsdatum, Adressdaten u. v. m. Auch zusätzliche Daten wie z. B. vorherige Jobs, Arbeitgeber, Hochschulabschlüsse, Fachkenntnisse etc. können analysiert, extrahiert und anschließend in die korrekten Felder eingefügt werden. Und natürlich profitieren Sie auch als Recruiter vom CV-Parsing: 90 Prozent Zeitersparnis und mehr sind drin, da Sie keine Lebenslaufdaten mehr manuell eingegeben müssen. Außerdem stärken Sie durch einen nutzerfreundlichen Bewerbungsprozess im Zweifelsfall sogar Ihr Employer Branding. Gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen. Recruiterherz und Bewerberherz – was wollt ihr mehr?

Tatsächlich gibt es auch Formulare, die diese Funktion bieten, aber dennoch aussehen, als wären sie mit irgendwelchen Homepagebaukästen aus den Anfangsjahren des Internet erstellt. Wieder einmal zeigt sich, dass die Anbieter von HR-Software zwar wunderbar Bewerberdaten verwalten können, in Bezug auf Candidate- und User Experience aber schnell an ihre Grenzen kommen. Und wer hat das Nachsehen? Ihre Bewerber. Und damit in der Folge auch Sie.

Online-Formulare und Anmeldemasken als Türsteher im Recruiting

Darüber hinaus erfordern viele Systeme ein langwieriges Anmeldeprocedere. So heißt es bspw. bei Audi: „Um Ihre Bewerbung auf entsprechende Stellenangebote online absenden zu können, ist es notwendig, dass Sie sich innerhalb unseres Stellenportals registrieren und sich ein persönliches Bewerberprofil anlegen.“

“Wozu? Ich möchte mich lediglich bewerben. Auf eine Stelle. Fertig. Und dann erwarte ich, dass Sie, liebes Unternehmen, mich über den Bewerbungsprozess auf dem Laufenden halten. Apropos auf dem Laufenden halten: Lassen Sie sich zu viel Zeit mit Ihrem Bewerbungsprozess, bin ich schneller weg, als Sie Blaubeerkuchen sagen. Denn, liebes Unternehmen, die Unternehmenswelt liegt mir zu Füßen. Ich als Bewerber kann mir aussuchen, wo ich mich bewerbe. Und wenn Sie das immer noch nicht begriffen haben, gnade Ihnen Gott, denn dann wird es schwer, noch am Bewerbermarkt Fuß zu fassen. Auf Nimmerwiedersehen!”

So oder so ähnlich werden die Gedanken sein, die einem potenziellen Mitarbeiter bei dieser Gelegenheit durch den Kopf gehen.

Meine Vermutung: Es ist gar nicht der Dieselskandal, der Audi in eine tiefe Krise stürzte. Viel wahrscheinlicher scheint es mir, dass es an den abschreckenden Bewerbungsprozessen liegt. Auch bei Siemens muss der Bewerber erst umständlich eine Anmeldemaske ausfüllen, bevor er sich durch eine Vielzahl an Formularseiten quälen darf. Dabei steht unübersehbar auf der Karriere-Startseite „Wir fragen uns jeden Tag, wie wir das Leben der Menschen verbessern können.“ Ich hätte da so eine Idee…

Unternehmen verfolgen Bewerbervermeidungsstrategie

Wieder einmal schleicht sich bei mir der Verdacht ein, dass die Unternehmen eine ausgeklügelte Bewerbervermeidungsstrategie verfolgen. Dieser Eindruck verstärkt sich insbesondere dann, wenn man den Anmeldeprozess zwar murrend, aber doch widerstandslos über sich ergehen lässt, aber spätestens bei den folgenden Formularwüsten die Flucht ergreift. Laut verschiedenen Umfragen tun das eine ganze Menge: Zwischen 8 und 20 Prozent der Befragten verzichtet auf eine Bewerbung, wenn Sie mit einem entsprechenden Formular bzw. Bewerbungsprozess konfrontiert werden. Messungen haben sogar ergeben, dass durchschnittlich 70 Prozent der Bewerber aufgrund schlecht eingebundener oder umständlicher Bewerbungsformulare verloren gehen!

Können Sie sich das vor dem Hintergrund des immer knapper werdenden Gutes qualifizierter Bewerber wirklich erlauben? Rhetorische Frage. Natürlich nicht. Daher ist es nicht nur sinnvoll, dem Formular eine nachhaltige Schlankheitskur zu verpassen, sondern dieses idealerweise direkt in die Stellenanzeige mit einzubinden. So kommt ein Bewerber ohne sich noch durch unnötige Instanzen zu klicken oder sich mit unnötig in neuen Fenstern öffnenden Formularen rumzuschlagen, direkt zum Ziel – und Sie zu Ihrem.

Auch das Beispiel der Sparkasse zeigt exemplarisch, wie Bewerber systematisch verprellt werden. Nicht genug, dass sich der Bewerber durch 10 Formularseiten quälen muss, auf jeder gilt es auch noch ein ganzes Fragenset zu beantworten. Dabei verspricht das Geldinstitut auf seiner Karriere-Website einen „fairen, transparenten und einfachem Bewerbungsprozess“. Fair, transparent und einfach ist hier nichts. Ein potenzieller Bewerber muss hier einen wahren Seelenstriptease ablegen, wenn ihm an einer Bewerbung wirklich gelegen ist. Ganz abgesehen vom austauschbaren “Employer Branding” (von dem streng genommen nichts zu erkennen ist), bleibt die Frage offen, wie viel Bewerber bei diesem Bewerbungsformular wohl das Weite suchen und sich lieber woanders nach einem Job umschauen.

Bewerbungsprozesse der Unternehmen stellen Super-GAU im Recruiting dar

Im Sinne einer wenig positiven Candidate Experience stellen solche Bewerbungsprozesse also den Super-GAU im Recruiting dar. Der unschöne Nebeneffekt, den solche Bewerbungsprozesse auf Ihre teuer erkaufte Arbeitgebermarke haben, ist immens und kostet Sie wertvolle Talente (und in der Folge viel Zeit und Geld)! Ihr Ziel ist es, dass sich neue Kandidaten für Ihr Unternehmen begeistern und sich bewerben. Warum bürden Sie ihnen dann komplizierte, umfangreiche, schlecht strukturierte und über mehrere Seiten verteilte Formulare auf, bis diese ihre Bewerbung absenden können? Allerspätestens an der letzten Hürde, die Sie einem potenziellen Bewerber in den Weg stellen, wird dieser scheitern. Wollen Sie das wirklich?

Noch mal: Jedes Formularfeld ist eins zu viel!

Vorschlag zur Güte: Wenn Sie der Meinung sind, Sie müssten eine „Bewerbungsschranke“ errichten – warum überlassen Sie Ihrem Bewerber nicht einfach die Entscheidung? Wer sich anmelden möchte, tut das, wer nicht, der lässt es und kann sich trotzdem bewerben. Das wäre doch ein fairer Deal, oder?

Möglicherweise wollen Sie aber auch einen neuen Rekord aufstellen, so wie in diesem Fall. Hierbei handelt es sich nicht um die wahrscheinlich längste Praline, sondern das wahrscheinlich längste Bewerbungsformular der Welt. Dabei ist es nicht mal die Anzahl der Felder (die sich ohne Weiteres auf wenige zusammenstreichen ließen), es ist der Abstand zwischen den Feldern, der das Formular künstlich aufbläht und bei Bewerben den natürlichen Fluchtinstinkt weckt. Und wieder einmal zeigt sich: E-Recruiting-Software und gute UX, das geht nicht zusammen.

Prüfen Sie Ihre Bewerbungsformulare kritisch und streichen Sie alles, was nicht notwendig ist

Was bedeutet das nun für Sie? Prüfen Sie Ihre Bewerbungsformulare kritisch und streichen Sie alle Felder, die nicht unbedingt notwendig sind. Im Grunde genommen können Sie alle Punkte streichen, die nicht Pflichtfeld sind:

• Benötigen Sie wirklich eine Anrede, womöglich in der Form „Frau“, „Herr“, „Neutral“? Oder wie mir neulich über den Weg lief: „Sehr geehrter Herr“, „Sehr geehrte Frau“, „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr“, „Guten Tag“? Vergessen Sie die Anrede! Insbesondere in Zeiten aufgebrachter Genderbefürworter (Stichwort drittes bis unendliches Geschlecht) sorgen Sie womöglich für Unmut. Abgesehen davon: Wenn Sie nicht wissen, ob sich Männlein oder Weiblein oder X bewirbt, kann man Ihnen kaum den Vorwurf machen, Sie würden das ein oder andere Geschlecht bevorzugen. Stichwort vorurteilsfreie Bewerbung. Schon mal drüber nachgedacht?
• Benötigen Sie wirklich eine Adresse? Die steht in der Regel im Lebenslauf.
• Benötigen Sie wirklich das Geburtsdatum? Das steht in der Regel im Lebenslauf. Abgesehen davon lauert hier die AGG-Falle. Diskriminierung wegen des Alters. Ersatzlos STREICHEN! (Ausnahme können hier Azubistellen sein. Theoretisch zumindest. Denn wer sagt, dass ein Azubi unbedingt minderjährig sein muss).
• Benötigen Sie wirklich Angaben zur früheren Tätigkeit? Steht im Lebenslauf.
• Benötigen Sie wirklich den Titel – womöglich um Ihren Bewerber mit „Hofrat“ oder „Eure Majestät“ anzusprechen? Steht möglicherweise im Lebenslauf. Wenn nicht, legt ein Bewerber auch keinen Wert darauf.
• Benötigen Sie wirklich das Land, womöglich mit Pulldown-Menü, wo Sie erst einmal 49 Länder an Ihrem Auge vorbeiziehen lassen müssen, bis Sie endlich auf Deutschland stoßen?
• Benötigen Sie wirklich die Angabe, welcher Nationalität Ihr Kandidat ist?
• Benötigen Sie wirklich 7 Upload-Felder oder reicht eins?
• Benötigen Sie wirklich ein „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden“-Feld, womöglich noch mit bis zu 20 Auswahlmöglichkeiten? Brauchen Sie nicht, wenn Sie ein gescheites Tracking aufbauen. Abgesehen davon klickt der Bewerber das erstbeste an, weil er keine Lust hat sich von Ihnen gängeln zu lassen und alle Optionen durchzuscrollen.
• Benötigen Sie beim ersten Interesse eines Kandidaten wirklich schon alle Informationen oder lassen die sich nicht noch im Nachgang abfragen?

Gehen Sie tief in sich und so werden Sie zu dem Schluss kommen, nein, all diese Felder benötigen Sie nicht.

Für ein gutes Bewerbungsformular braucht es nur das Nötigste!

Für ein gutes Bewerbungsformular braucht es maximal vier Formularfelder sowie einen Upload-Button:

• Persönliche Daten: Name (selbst den bräuchten Sie streng genommen nicht, denken Sie nur an die vorurteilsfreie Bewerbung: Weder der Name, noch das Geschlecht lenken Sie ab von einer vorurteilsfreien Bewerberauswahl), E-Mail-Adresse, Telefon.
• Eine Upload-Möglichkeit für die Bewerbungsunterlagen (Sie brauchen keine zwei oder sogar mehr. Ein Button reicht vollkommen aus!).
• Ggf. als Goodie eine Bewerbungsmöglichkeit via XING oder Linkedin (eine Schnittstelle zu den Businessnetzwerken liest die Daten in den Profilen aus und überführt sie Ihnen in ein Formular) – fertig. Das war’s. Wenn Sie nun die Befürchtung haben, von Bewerbungen bombardiert zu werden, fügen Sie doch einfach noch ein zusätzliches Feld ein, in dem Sie eine kleine Aufgabe einbauen, die nur jemand beantworten kann, der garantiert zur Stelle und zu Ihrer Kultur passt.

Kultur und “Employer Brand” im Bewerbungsformular geht nicht? Geht doch!

Wenn Sie Ihre Kultur in den Bewerbungsprozess einfließen lassen wollen (was ein sehr schöner Ansatz ist, stellen doch die meisten Bewerbungsformulare eher eine Unkultur dar, lassen Sie sich doch von anderen Unternehmen inspirieren. Apropos Unkultur: Tatsächlich zahlt alles, was ein Kandidat im Laufe seines Bewerbungsprozesses erlebt, auf die Arbeitgebermarke ein. Alles. Auch solche verkorksten Bewerbungsprozesse. Effektiver können Sie Ihre Employer-Branding-Strategie wirklich nicht vor die Wand fahren.

Auf dem Jobportal von Seibert Media kann der Bewerber eine kurze Beschreibung seiner Person hinterlegen, beschreiben, wie er das Team bereichern kann und welchen technischen Hintergrund er hat, aber auch, womit er sich in seiner Freizeit am liebsten beschäftigt oder welcher Blogartikel ihn in der letzten Zeit begeistert hat – und warum. Das alles auf freiwilliger Basis, jede Bewerbung wird gleichberechtigt behandelt. Wer keine Lust auf Tippen hat, kann auch ein Video hochladen. Ein Bewerbungsformular wie bei DOJO gibt’s wahrscheinlich nur einmal auf diesem Erdball. Hier wird nämlich auch das Sternzeichen abgefragt. Schöner kann man so manche sinnlos überfrachteten Bewerbungsformulare nicht auf die Schippe nehmen. Klar, dass sich so etwas nur eine durchgeknallte Kreativagentur ausdenken kann. Oder etwa doch nicht? Einzigartig auch das Bewerbungsformular bei Shopmacher, inklusive Gehaltsvorschlag, „Lieferversprechen“ und „Bezahlmethoden“. Endlich ein Bewerbungsformular, bei dem bewerben richtig Spaß macht!

Die Auswahl der richtigen E-Recruiting-Software ist mitentscheidend für Ihren Erfolg im Recruiting!

Die Auswahl der richtigen E-Recruiting-Software ist mitentscheidend für Ihren Recruitingerfolg. Die Entscheidung für das falsche System kann schnell den gegenteiligen Effekt haben: Bewerber finden dank Einbindung der Stellen per Iframe z. B. die Stellenanzeigen nicht oder nur schwer oder das Online-Bewerbungsformular führt zu hohen Abbrüchen in der Nutzung. Das wiederum führt nicht nur zu frustrierten, sondern deutlich weniger Bewerbern, zu unzufriedenen Fachvorgesetzten und Recruitern und schlussendlich zu einer Verschwendung von Geld und Zeit. Unterliegen Sie nicht der Macht eindrucksvoller Präsentationen und vertrauen Sie nicht auf leere Versprechungen der Anbieter.

Definieren Sie die Anforderungen, welches Ihr Bewerbermanagementsystem erfüllen muss, treffen Sie eine Vorauswahl und lassen Sie dann die Anbieter von HR-Software bei sich im Unternehmen antanzen. Testen Sie das System auf Herz und Nieren, schauen Sie sich Karriere-Websites an, wo das System bereits implementiert wurde und bewerben Sie sich probeweise. Schauen Sie sich auch an, wie das System in die Seite integriert wurde und ob die Stellenanzeigen via Google auffindbar sind. Und lassen Sie sich sehr gut über die Kosten aufklären. Oft entpuppen sich vermeintlich günstige Lösungen nämlich als Fass ohne Boden, bei dem die Anbieter Ihre Abhängigkeit ausnutzen und Sie für die kleinsten Änderungen bitter bluten müssen.

Aber selbst die Bewerbungsformulare solcher “One-size-fits-all”-Lösungen, die Sie auf zig Karriereseiten eingebunden finden (und dank Austauschbarkeit und Beliebigkeit Ihre ganzen schönen Employer-Blending-Maßnahmen konterkarieren) lassen sich in der Regel (und abhängig vom Anbieter) mit wenigen Handgriffen im Styling via CSS anpassen. Sie müssen nur wollen. Sollte die Anpassung der Formulare seitens Ihres Bewerbermanagementsoftwareanbieters ein Problem darstellen, sollte es gar heißen, nein, wir können die Anmeldemaske nicht umgehen, die muss sein, nein, wir können die Formularfelder nicht anpassen, das muss so sein, dann sei Ihnen gesagt, es gibt nicht nur einen Anbieter. Ein Anbieterwechsel ist immer dann ratsam, wenn Ihre Recruitingbemühungen torpediert werden. Also zögern Sie nicht und optimieren Sie Ihren Bewerbungsprozess jetzt!*

*Es sind natürlich nicht nur die Anbieter selbst, die zu nicht unwesentlichen Teilen am “Fachkräftemangel” beteiligt sind. Es sind Sie selbst, es ist Ihre Einstellung gegenüber dem Thema. Wenn Sie Ihre Bewerbungsprozesse kritisch hinterfragen und dabei diesen Blogartikel als Inspiration nehmen, sind Sie schon auf dem richtigen Weg.