05. Oktober 2017

Cost of Vacancy – So viel kostet eine unbesetzte Stelle

Lesezeit: 9 Min. HRPersonalmarketingRecruiting

Ich finde es immer wieder beunruhigend: Da wird auf der einen Seite laut über den Fachkräftemangel und fehlende Bewerber gejammert, auf der anderen Seite wird Recruiting weiterhin “mal so eben nebenher” betrieben, oftmals in Form einer 25-Prozent-Stelle (wenn denn überhaupt). Dabei scheint sich keiner darüber Gedanken zu machen, was es eigentlich kostet, wenn eine oder auch gleich mehrere Stellen nicht besetzt werden. Cost of Vacancy heißt die entsprechende Kennzahl, die Sie kennen sollten, um künftig mehr Budget einzufordern.

Mit der Cost of Vacancy Recruiting-Budgets verhandeln

Schaut man sich an, was verschiedene Studien so hervorbringen, so bin ich immer wieder erstaunt. So zum Beispiel das Mittelstandsbarometer von EY (gesprochen Ih Wei): Demnach stellt der Fachkräftemangel die größte Bedrohung für Unternehmen dar. Zudem bedeutet eben jener “Fachkräftemangel” Umsatzeinbußen von 50 Milliarden.

“Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften macht sich bereits ganz konkret in den Büchern der Unternehmen bemerkbar: Gut jeder zweite Mittelständler (53 Prozent; Vorjahr: 49 Prozent) beklagt, dass er Aufträge nicht annehmen kann, weil ihm geeignete Fachkräfte fehlen – jeder neunte beklagt sogar erhebliche Umsatzausfälle von mehr als fünf Prozent. Insgesamt dürfte sich der Schaden, der dem deutschen Mittelstand durch derartige entgangene Umsätze entsteht, nach EY-Berechnung auf jährlich gut 49 Milliarden Euro belaufen.” Quelle: EY Mittelstandsbarometer

50 Milliarden Euro. Jährlich! Hallo? Aufwachen!!! Die logische Konsequenz wäre es, nun zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, Personalmarketing und Recruiting strategisch aufzustellenund in entsprechende Stellenund ein zeitgemäßes Recruiting-Budget zu investieren. Oder zumindest Budgets bereitzustellen, mit dem dann weitreichende und effiziente Maßnahmen ausgeübt werden können (die in der Regel deutlich unter dem liegen, was Ihre “Cost of Vacancy” ausmacht. Wie Sie diese Kennzahl berechnen, erfahren Sie weiter unten im Text. Fakt ist: Die Cost of Vacancy sollten Sie kennen und ermitteln können, denn diese Kennzahl ist ein unschlagbares Argument, wenn es um die Verhandlung des Recruiting-Budgets geht.

Stattdessen wird Recruiting nach wie vor in den wenigsten Unternehmen strategisch betrieben bzw. hat Personalmarketing keinen sonderlich hohen Stellenwert und für die Einstellung von Personal, dass sich schwerpunktmäßig mit der Einstellung von Personal beschäftigt, ist angeblich kein Geld da. Geschweige denn für Budgets, mit denen die Personalmarketing-Maßnahmen ausgeweitet werden könnte.

“Viele Unternehmen schöpfen die Möglichkeiten des Personalmarketings nicht voll aus – oder ihre Recruitingstrategie ist nicht weitsichtig genug angelegt und kann daher den identifizierten langfristigen Personalbedarf in verschiedenen Berufsgruppen nicht adäquat aufgreifen.” Quelle: Wettbewerbsfaktor Fachkräfte

Cost of Vacancy: Was kostet es, wenn eine Stelle nicht besetzt werden kann?

Dass es ein Unternehmen Unsummen kostet, wenn so gedacht wird, scheint niemanden zu jucken. Und niemand scheint zu wissen, was es einen Arbeitgeber kostet, wenn eine Stelle nicht besetzt wird. So zumindest ist mein Empfinden, denn jedes Mal, wenn ich in Vorträgen, Seminaren oder auch in der gemeinsam mit Christoph Athanas durchgeführten Session beim HR Barcamp in Wien frage, wer denn weiß, wie viel es kostet, wenn eine Stelle nicht besetzt wird oder was es bedeutet, wenn diese Stelle nicht besetzt wird, sehe ich in fragende Gesichter und ernte beredtes Schweigen. Ein Schweigen, das so laut ist, dass man dessen Lautstärke kaum ertragen kann. Ich bin jedes Mal überrascht.

Wie kann es sein, dass auf der einen Seite behauptet wird, es sei kein Budget fürs Personalmarketing da, auf der anderen Seite kann keiner beziffern, was es kostet, wenn eine Stelle nicht besetzt wird? Das ist die Frage, die ich mir jedes Mal stelle. Insbesondere dann, wenn ich von meinen Kunden und anderen Personalern höre, sie hätten kein Budget oder das Budget wäre ihnen gekürzt worden.

Auswirkungen einer unbesetzten Stelle

Denn es ist ja mitnichten (und -neffen) so, dass es ein Unternehmen nichts kostet, wenn die Stelle nicht besetzt wird, weil ja die Stelle nicht besetzt wird und damit keine Kosten verursacht werden. Das zumindest ist oft die Denke, die solchen Überlegungen zugrunde liegt. Aber viel zu kurz greift und komplett daneben liegt. Stellen Sie sich vor, Sie wären ein IT-Dienstleister. Oder eine Pflegeeinrichtung. Oder was auch immer. Stellen Sie sich weiter vor, Sie wären händeringend auf der Suche nach entsprechenden Fachkräften, um Projekte abzuwickeln,  Kunden betreuen zu können oder Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Und nun stellen Sie sich weiter vor, was es bedeutet, wenn Sie diese Fachkräfte nicht finden und welche weiteren Auswirkungen das hat (siehe dazu auch die Infografik unten):

• Projekte und Kundenaufträge können nicht in der Form abgewickelt werden, wie sie geplant waren
• Andere Mitarbeiter müssen Aufgaben der vakanten Position mit übernehmen
• Das führt zu Überarbeitung, Frust und im Zweifelsfall zu Ausfällen (und im schlimmsten Fall zur Kündigung)
• Diese Ausfälle wiederum müssen von anderen Mitarbeitern übernommen werden. Eine Spirale, die sich so lange dreht, bis die Vakanz besetzt werden konnte und der Mitarbeiter volle Leistung bringen kann.
• In der Summe führt all das dazu, dass auch die Umsätze respektive die Erlöse schrumpfen.
• usw.

Wie Sie die Cost of Vacancy berechnen

Nun tickt natürlich jedes Unternehmen anders und hat das Nicht-Besetzen einer Vakanz je nach Wichtigkeit der Stelle unterschiedliche Auswirkungen. Selbst dem Dümmsten sollte aber klar sein, dass ohne fehlende Mitarbeiter auch kein Umsatz generiert werden kann. Stellt sich also die Frage, wie man diese “Cost of Vacancy” nun eigentlich berechnen kann, um eine schöne Argumentationsgrundlage gegenüber der Geschäftsführung zu haben. Dr. John Sullivan, Professor an der San Francisco State University und nach eigener Aussage “international bekannter Meinungsführer der HR-Szene aus dem Silicon Valley” hat dazu bereits vor fast genau 10 Jahren 2007  den sehr lesenswerten Artikel Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers veröffentlicht und verschiedene Formeln definiert, diese Vakanzzeiten zu berechnen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch diese Infografik, die ich nebst weiteren Infos auf der Website von Ropella gefunden habe.

Ich will es nicht unnötig kompliziert machen und anhand nur eines Beispiels aufzeigen, was es ein Unternehmen kostet, wenn eine Position bzw. mehrere Positionen nicht besetzt werden. So viel sei gesagt: Es kostet verdammt viel. Und zwar mehr, als wenn Sie eine neue Stelle oder das Budget schaffen, um Ihr Personalmarketing respektive Recruiting fit gegen den sogenannten Fachkräftemangel zu machen.

Hier also ein Beispiel zur Berechnung der Cost of Vacancy:

Die Berechnung der direkten Kosten der Vakanzen ist keine Raketenwissenschaft: Hierzu muss lediglich das Jahresgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage (250 am Beispiel Hessen) geteilt und mit einem zusätzlichen Faktor (1 – 3) sowie der Zeit multipliziert werden, die es dauert diese Position zu besetzen (je nach Definition also die Time to hire oder auch Besetzungszeit oder auch Time to fill, so ganz klar scheint sich die Literatur hier nicht zu sein, aber gemeint ist hier die Zeit vom Beginn der Personalsuche bis hin zum Ende des Rekrutierungsprozesses).

Die Auswertung von Unternehmensdaten macht das Ganze natürlich greifbarer und Ihre Argumentation hieb- und stichfest, aber wenn Ihnen diese Informationen nicht vorliegen, können Sie auch auf anderes, vergleichbares Datenmaterial bzw. den oben erwähnten Multiplikator zurückgreifen: Einer Harvard-Studie zufolge, deren Ergebnisse von Analysten aus verschiedenen Branche bestätigt werden, trägt ein Mitarbeiter je nach Qualifikation und Position das 1- bis 3 -fache seines Gehalts zur Wertschöpfung des Unternehmens bei. Die genauen Zahlen zu kennen, ist für eine exakte Berechnung natürlich umso besser, wir wollen uns für das nachfolgende Beispiel aber mit diesem Faktor begnügen.

Cost of Vacany für eine Pflegefachkraft: 62.208 Euro

Nehmen wir für die Berechnung der Cost of Vacancy ein Beispiel aus der Branche, in der der Fachkräftemangel am größten empfunden wird, nämlich dem Sozial- und Gesundheitswesen, genauer: dem Pflegebereich. Eine Pflegefachkraft mit ca. zweijähriger Berufserfahrung verdient bei seriösen Anbietern im Durchschnitt 36.000 Euro pro Jahr. Die durchschnittliche Zeit, eine entsprechende Vakanz zu füllen, beträgt laut Statistik der Bundesagentur für Arbeit im Sozial- und Gesundheitswesen aktuell 144 Tage. Da eine Pflegefachkraft essentiell und überlebenswichtig für eine Einrichtung ist, gehen wir mal von Faktor 3 aus. Schließlich kann eine Einrichtung ohne entsprechendes Fachpersonal am Markt nicht existieren, der Markt ist extrem eng und Spezialisten sind rar gesät (wobei hier auch die Bezahlung eine große Rolle spielt, die wiederum, wenn man sich nachfolgendes Rechenexempel die Berechnung der Cost of Vacancy (C. O. V.) anschaut, durchaus mal hinterfragt werden sollte. Das gilt natürlich auch für andere Bereiche).

Formel zur Berechnung der Cost of Vacancy

Cost of Vacancy = Jahresgehalt/Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Vakanzzeit

36.000 Euro Jahresgehalt : 250 Arbeitstage = 144 Euro p. Tag

144 Euro * Faktor 3 = 432 Euro p. Tag.

432 Euro * 144 Tage = 62.208 Euro Cost of Vacancy.

Diese Stelle nicht zu besetzen kostet also innerhalb der 144 Tage fast zweimal so viel, wie ein Mitarbeiter in einem Jahr verdient. Wenn wir uns jetzt noch vor Augen führen, dass in der Regel mehr als nur eine Stelle vakant ist, explodieren die Kosten ins Unermessliche. Können Sie es sich da wirklich erlauben zu sagen, wir haben kein Geld für eine Stelle als Recruiter oder Budget für zielführende Maßnahmen?

Berechnung der C. O. V. von entscheidender Bedeutung

Die Berechnung des Cost of Vacancy ist von entscheidender Bedeutung, denn wie die Erfahrung zeigt, ist es sehr unwahrscheinlich, dass Unternehmen mit dem nötigen Nachdruck Recruiting-Maßnahmen nach vorn treiben, weil sich die wenigsten darüber im Klaren sind, welche negativen Auswirkungen eine unbesetzte Stelle hat. Viele Unternehmen sind heutzutage so sehr auf die Kostensenkung fokussiert, dass sie die möglichen längerfristigen negativen Auswirkungen ihrer Maßnahmen in Bezug auf die Personalgewinnung oft nicht realisieren (wollen).
Deshalb ist es so immens wichtig, die Auswirkungen des Fehlens eines leistungsfähigen Mitarbeiters auf das Unternehmen aufzuzeigen:

Überlastung der Mitarbeiter

Die Arbeitslast verteilt sich aufgrund zu geringer Kapazitäten auf die anderen Mitarbeiter. Überlastung, entstehende Überstunden und aufgeschobener Urlaub führen zu unzufriedenen Mitarbeitern, einem erhöhten Krankenstand und im schlimmsten Fall zur Kündigung.

Bremse im Wachstum

Wegen Personalmangel können Aufträge nicht bearbeitet werden, die Service-Qualität leidet, Kunden und auch der verlorene Umsatz gehen an die Konkurrenz, der Betrieb wird in seinem Wachstum massiv gebremst.

Wettbewerbsnachteil

All das führt logischerweise zu einem Wettbewerbsnachteil – sowohl auf Kundenseite, wenn selbige ausbleiben und lieber zur Konkurrenz gehen, weil sie dort bessere Qualität und Service bekommen, als auch auf Seite potenzieller Mitarbeiter, da aufgrund negativer Erfahrungen und Mundpropaganda auch der Ruf als Arbeitgeber leidet, was letztendlich die ohnehin schon schwierigen Recruiting-Bedingungen zusätzlich verschärft.

Und selbst dem Dümmsten sollte klar sein, dass das Unternehmen ohne einen einzigen Mitarbeiter, egal, wie hoch die Kosteneinsparungen des zur Besetzung dieser und anderer Stellen erforderlichen Recruiting-Budgets sind, keine einzigen Einnahmen erzielen würde und langfristig nicht überlebensfähig wäre.

Also, machen Sie das beste draus und nutzen Sie die Cost of Vacancy und andere Recruiting-Kennzahlen für die Argumentation gegenüber Vorgesetzten bzw. der Geschäftsleitung.

Weitere Quellen und Beispiele zur HR-Kennzahl Cost of Vacancy

Hier noch weitere Quellen und Beispiele zum Thema und zur Berechnung der Cost of Vacancy (allesamt auf Englisch, offensichtlich spielt die Diskussion um Kosten in Deutschland (noch) keine Rolle bzw. kennt keiner diese Zahlen). Umso wichtiger, entsprechende Kennzahlen zu kennen. Dann klappt’s auch mit den Budgetverhandlungen):

Your vacant positions are costing you money (inklusive Cost-of-Vacancy-Rechner)

Calculating the Cost of Vacant Tech Positions

The Cost of Vacant Positions (PDF)

Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers